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Notebooks

Ein Notebook bündelt Dokumente zu einem Thema und macht ihren Inhalt im Grünerator durchsuchbar. Wie du dein erstes anlegst, steht im Guide Eigenes Notebook erstellen. Diese Seite beschreibt alles, was danach kommt: die weiteren Quellarten, das Teilen und Veröffentlichen, die Verwaltung.

Welche Dateien hineinpassen​

Unterstützt werden PDF, DOCX, PPTX, TXT, MD, CSV sowie Bilder (PNG, JPG, AVIF, die per Texterkennung gelesen werden) — bis zu 1.000 Dokumente pro Notebook und maximal 50 MB pro Datei.

Ältere Office-Formate — .doc, .odt und .rtf — kann der Grünerator nicht lesen und nimmt sie deshalb gar nicht erst an. Öffne solche Dateien einmal in Word oder LibreOffice und speichere sie als PDF oder DOCX.

Nicht lesbare Dateien werden abgewiesen

Dateien in einem nicht unterstützten Format oder über 50 MB kommen gar nicht erst in die Vorschau — egal ob du sie über den Dateidialog auswählst oder per Drag & Drop ablegst. Unter der Kachel steht dann, welche Datei aus welchem Grund nicht übernommen wurde.

Scheitert ein Dokument später doch noch bei der Verarbeitung — etwa ein PDF ohne erkennbaren Text —, bleibt es in der Dokumentenliste stehen und ist rot als „Nicht durchsuchbar" markiert, mit dem Grund daneben. Über den Hinweis oberhalb der Liste entfernst du alle betroffenen Dokumente auf einmal.

Quellen jenseits des Uploads​

Neben hochgeladenen Dateien kennt der Editor drei weitere Quellarten. Alle drei tragen ein „Experimentell"-Badge: sie funktionieren, aber die Sync-Logik kann sich noch ändern.

Wolke-Ordner anbinden​

Wenn du bereits einen Freigabe-Link aus der Grünen Wolke eingerichtet hast, hängst du über die Kachel „Aus der Wolke verbinden" einen Cloud-Ordner an dein Notebook. Dokumente daraus werden automatisch importiert und mit der Wolke synchronisiert.

Nach der Auswahl einer Verbindung öffnet sich ein Ordner-Browser: Du hängst entweder die ganze Freigabe an oder gezielt einen Unterordner daraus — praktisch, wenn nur ein Teil der Freigabe ins Notebook gehört. Mehrere Ordner derselben Freigabe lassen sich nebeneinander anbinden. Jede Ordner-Karte hat außerdem einen Schalter „Unterordner einbeziehen": standardmäßig aus, dann wird nur die oberste Ebene importiert; eingeschaltet zieht der Sync auch alles aus den Unterordnern mit.

Schlägt beim Sync eine Datei fehl, wird sie samt Grund benannt statt stillschweigend übersprungen.

Mehr zur Einrichtung des Wolke-Links: → Wolke einbinden.

Docs importieren​

Über die Kachel „Aus Docs importieren" verknüpfst du eigene Docs als Quelle — sie werden beim Import in durchsuchbaren Text umgewandelt und lassen sich später per Sync aktualisieren.

Eine Website einlesen​

Über die Kachel „Von einer Website" bindest du die Inhalte einer WordPress-Website ein — etwa die Seite deines Kreis- oder Landesverbands. Du gibst die Adresse ein, der Grünerator sieht nach, welche Beiträge und Seiten es dort gibt, und du wählst aus, was ins Notebook soll. Rubriken lassen sich dabei gezielt an- und abwählen, statt alles auf einmal zu übernehmen.

Nur WordPress

Der Import setzt voraus, dass die Website mit WordPress läuft und ihre Inhalte maschinenlesbar bereitstellt. Bei anderen Systemen bleibt der Weg über heruntergeladene Dateien.

Websites, die du einmal hinterlegt hast, merkt sich dein Konto — du kannst sie später für weitere Notebooks wiederverwenden, ohne die Adresse erneut einzutragen.

Teilen und veröffentlichen​

Sichtbarkeit und Veröffentlichung sind aus der Erstellung herausgelöst. Der Einstieg ist der „Teilen"-Button: Öffne dein Notebook über Bearbeiten, dann findest du oben rechts — neben „Alle Quellen aktualisieren" — den Button „Teilen". Er ist nur für die Eigentümer*in sichtbar und öffnet den Dialog „Notebook teilen", in dem du die gesamte Sichtbarkeit steuerst.

(Das „Teilen"-Untermenü im Drei-Punkte-Menü der Notebook-Übersicht ist davon getrennt: Es bietet nur „Link kopieren" und das direkte Teilen mit einer Gruppe, aber nicht die Sichtbarkeits- und Veröffentlichungseinstellungen.)

Im Dialog „Notebook teilen" stellst du die Sichtbarkeit ein:

  • „Privat — nur ich" — Standard. Nur du siehst das Notebook.
  • „Mit Gruppen geteilt" — sichtbar für ausgewählte Gruppen. Du fügst Gruppen hinzu und legst unter „Wer darf bearbeiten?" fest, wer Änderungen vornehmen darf (nur ich / Gruppen-Admins / alle Mitglieder).
  • „Mit Anmeldung — alle eingeloggten Nutzer*innen" — sichtbar für alle eingeloggten Nutzer*innen aus deinem Land.

Auf „Öffentlich" listen​

Im Modus „Mit Anmeldung" kannst du zusätzlich den Schalter „Auf ‚Öffentlich' listen" aktivieren. Dann erscheint dein Notebook für andere auf der Wissen-Seite: in der Notebook-Reihe gibt es die Kachel „Öffentlich", die alle so gelisteten Notebooks aufklappt. Zusätzlich taucht es in der Suche der Wissen-Seite auf, die System-Notebooks, eigene und öffentliche Notebooks gemeinsam durchsucht. Sobald du den Schalter aktivierst, musst du eine der beiden Aussagen bestätigen:

  • „Ich besitze die Daten" — … oder habe die Rechte zur Veröffentlichung; z. B. eigene Texte, Beschlüsse deines Verbands, Material, das du selbst veröffentlichen darfst.
  • „Daten sind öffentlich verfügbar" — z. B. offizielle Dokumente, Pressemitteilungen, frei zugängliche Veröffentlichungen.

Ohne diese Bestätigung lässt sich das Notebook nicht listen. Hintergrund: Damit stellen wir sicher, dass nur Inhalte mit klarer Rechtelage veröffentlicht werden.

Privat ist die sichere Voreinstellung

Wenn du dir bei den Rechten unsicher bist, lass das Notebook privat — du kannst die Sichtbarkeit jederzeit später ändern.

Verwalten​

Hinter der Karte „Eigene Notebooks" auf der Wissen-Seite erscheint jedes deiner Notebooks als Karte im Abschnitt „Eigene". Ein Klick auf die Karte öffnet die Notebook-Detailseite, von der aus du chatten und durchsuchen kannst. Über das Drei-Punkte-Menü der Karte erreichst du weitere Aktionen:

  • Bearbeiten — öffnet wieder den Editor (Quellen, Details, Labels, Wolke, Docs). Auf der Bearbeiten-Seite kannst du Name und Beschreibung auch direkt im Kopfbereich ändern und alle Quellen per „Alle Quellen aktualisieren" neu synchronisieren.
  • Teilen — Untermenü mit „Link kopieren" und — falls du in Gruppen bist — Optionen zum direkten Teilen mit einer Gruppe. Die volle Sichtbarkeitssteuerung liegt dagegen im „Teilen"-Button auf der Bearbeiten-Seite (siehe oben).
  • Löschen — entfernt das Notebook unwiderruflich. Wichtig: Die enthaltenen Dokumente bleiben in deiner persönlichen Bibliothek erhalten und können in andere Notebooks aufgenommen werden.

Häufige Fragen​

Wo schalte ich ein Notebook öffentlich? Nicht mehr in der Erstellung. Öffne das Notebook über Bearbeiten und klicke oben rechts auf „Teilen". Wähle im Dialog die Sichtbarkeit „Mit Anmeldung" und aktiviere „Auf ‚Öffentlich' listen", damit es auf der Wissen-Seite unter der Kachel „Öffentlich" und in der Suche auffindbar wird.

Was passiert mit Dokumenten, wenn ich ein Notebook lösche? Die Dokumente bleiben in deiner persönlichen Dokumenten-Bibliothek erhalten — nur die Sammlung wird gelöscht.

Kann ich dasselbe Dokument in mehrere Notebooks aufnehmen? Ja. Beim Bearbeiten eines Notebooks kannst du beliebige Dokumente aus deiner Bibliothek auswählen.

Wie lange dauert die Indexierung? Bei Text-PDFs und reinen Textdateien meist nur Sekunden. Eingescannte PDFs (mit OCR) und sehr große Dateien können einige Minuten brauchen. Das Notebook ist trotzdem sofort nutzbar — neue Dokumente erscheinen in den Antworten, sobald die Indexierung abgeschlossen ist.

Mein Dokument wird nicht akzeptiert. Prüfe die Dateiendung (PDF, DOCX, PPTX, TXT, MD, CSV, PNG, JPG, AVIF) und die Dateigröße (max. 50 MB). Andere Formate — darunter .doc, .odt und .rtf — musst du vorher als PDF oder DOCX speichern.

Ein Dokument ist rot als „Nicht durchsuchbar" markiert. Dann ließ sich beim Verarbeiten kein Text daraus gewinnen; der Grund steht in der Zeile. Häufigster Fall ist eine leere oder beschädigte Datei. Das Dokument bleibt im Notebook, taucht aber in keiner Antwort auf — entferne es und lade es in einem anderen Format erneut hoch.

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