Office: Dokumente, Tabellen, Folien und Boards
Office ist der Ort für alles, was aus Text, Zahlen und Plänen besteht. Vier Arten von Dokumenten liegen dort nebeneinander: Board, Dokument, Präsentation, Tabelle. Du findest sie über den Tab Arbeiten unter der Kachel Office.
Etwas Neues anlegen
Auf der Office-Startseite liegen fünf Kacheln. Vier davon legen sofort etwas Leeres an und öffnen es — es gibt keinen Zwischenschritt, kein Formular:
- Leeres Dokument — ein Textdokument
- Leere Tabelle — eine Kalkulationstabelle
- Leere Präsentation — eine Foliensammlung
- Leeres Board — ein Kanban-Board
Die erste, Vorlagen, öffnet stattdessen die Vorlagengalerie. Nimm sie, wenn du nicht bei null anfangen willst: Anträge, Pressemitteilungen und Protokolle bringen ihre Gliederung schon mit.
Du musst nicht erst ein leeres Dokument anlegen. „Erstell mir eine Tabelle mit dem Haushaltsentwurf" oder „Mach eine Präsentation zu unserem Wahlprogramm" im Chat erzeugt das fertige Dokument direkt — inklusive Inhalt. Bearbeiten kannst du es danach wie jedes andere.
Alles ist dasselbe Dokument
Das ist der wichtigste Gedanke hinter Office, und er erspart dir viel Sucherei: ein Board, eine Tabelle, eine Präsentation und ein Textdokument sind technisch dasselbe Ding, nur mit unterschiedlicher Oberfläche. Daraus folgt einiges, das sonst überraschend wäre:
- Alle vier tauchen in derselben Dokumentliste auf und lassen sich in dieselben Ordner einsortieren.
- Freigaben funktionieren überall gleich — was du über das Teilen einer Tabelle weißt, gilt genauso für ein Board.
- Alle vier lassen sich zu zweit oder zu zwanzigst gleichzeitig bearbeiten. Änderungen erscheinen live bei allen anderen.
- Jedes hat dieselbe Chat-Seitenleiste, über die der Grünerator direkt im Dokument mitarbeitet.
Teilen
Ein Dokument kennt 3 Stufen von Sichtbarkeit:
| Sichtbarkeit | Wer kommt hinein |
|---|---|
| privat | nur du und ausdrücklich eingeladene Personen |
| Mit Anmeldung | alle, die im Grünerator angemeldet sind und den Link haben |
| öffentlich | alle mit dem Link, auch ohne Anmeldung |
Unabhängig davon legst du fest, ob Eingeladene lesen oder bearbeiten dürfen. Beides lässt sich jederzeit ändern und zurücknehmen.
Ein öffentlich geteiltes Dokument kann jede Person mit dem Link aufrufen — auch ohne Grünerator-Konto. Prüf vor dem Umschalten, ob im Dokument Namen, Adressen oder interne Absprachen stehen.
Der Grünerator im Dokument
In jedem Office-Dokument gibt es eine Chat-Seitenleiste — mit einer Ausnahme in der App, siehe Auf dem Handy. Was du dort schreibst, wirkt auf das offene Dokument: „mach die Kopfzeile fett", „füg eine Folie zu den Kosten ein", „sortier nach Datum".
Wie das genau funktioniert und was dabei zu beachten ist, steht unter Der Grünerator im Editor. Was in den einzelnen Dokumentarten möglich ist, steht in den jeweiligen Kapiteln:
- Dokumente — Text schreiben, gemeinsam bearbeiten, Versionen
- Tabellen — Formeln, Filter, Import und Export
- Präsentationen — Folien, Vortragsmodus, Export
- Boards — Aufgaben, Karten und automatische Spalten
Auf dem Handy
Dokumente, Tabellen, Folien und Boards findest du in der Grünerator-App unter dem Tab Arbeiten. Alle vier öffnen dort einen Editor — nur auf zwei verschiedenen Wegen:
- Dokumente öffnen einen nativen Editor — mit Formatierung, Slash-Menü und Titel, gemeinsam in Echtzeit wie im Browser. Die Chat-Seitenleiste fehlt dort derzeit: Soll der Grünerator im Text mitarbeiten, öffne das Dokument im Browser.
- Tabellen, Folien und Boards öffnen den eingebetteten Web-Editor: dieselbe Oberfläche wie im Browser, nur ohne Menüleiste drumherum.
Der eingebettete Weg lädt die Web-Anwendung in die App nach — dafür braucht das Handy eine Internetverbindung.